Deze website maakt gebruik van cookies.

Management assistent (2)

36 uur, Amsterdam | Koninklijk Concertgebouworkest
www.concertgebouworkest.nl

Categorie: Secretarieel


Over de organisatie

Het Koninklijk Concertgebouworkest wordt wereldwijd gezien als een van de meest vooraanstaande symfonieorkesten. Het Concertgebouworkest streeft naar absolute topkwaliteit in al zijn artistieke en zakelijke activiteiten, procedures en uitingen. Hierdoor kan het orkest zich als daadwerkelijk leidend orkest op wereldniveau blijven presenteren. Als werkgever wil het orkest zijn werknemers (120 musici en 50 stafmedewerkers) een langdurig en enthousiasmerend arbeidsverband bieden. Het creëert een veilige omgeving waarbinnen het aangaan van (artistieke) uitdagingen centraal staat. De werknemers tonen zich betrokken bij het orkestcollectief en het publiek. Zij streven naar een brede invulling van hun taakomschrijvingen waar dat het orkest ten goede komt.

Functie

Voor onze algemeen directeur zijn wij op zoek naar een Management assistent (fulltime) Deze medewerker verricht diverse secretariële werkzaamheden ter ondersteuning van de algemeen directeur, zodat deze zijn werkzaamheden effectief en efficiënt kan uitvoeren. De taken bestaan onder andere uit de volgende werkzaamheden:

  • Bijhouden van de agenda van de algemeen directeur, het maken van afspraken met (internationale) in- en externe (potentiele) relaties en het voorbereiden van bijeenkomsten/vergaderingen;
  • Beheren en onderhouden van het netwerkdossier en het attenderen van de directie op bijzondere gebeurtenissen; • Voorbereiden van specifieke bezoeken (o.m. hoogwaardigheidsbekleders) en ontvangen van bezoek t.b.v. de directie, verzorgen koffie en lunch;
  • Verzorgen van telefoonverkeer, afhandeling correspondentie, uitwerken directienotities en verstrekken interne opdrachten namens de directie;  
  • Agenda's uitwerken van bijeenkomsten, verzamelen en verzenden van stukken;  
  • Verslagen van bijeenkomsten maken zoals van de bestuursvergadering, directieoverleg, managementoverleg, commissievergaderingen en het bewaken van de planning van hierin gemaakte afspraken;
  • Inrichten van het directiearchief en het bijhouden hiervan, dossiers vormen;
  • Verzorgen van individuele reizen en verblijf van directieleden in binnen- en buitenland.

Eisen

Wij zoeken kandidaten met:

  • Een HBO+ werk- en denkniveau die ruime ervaring hebben als directiesecretaresse in een internationale omgeving. Daarnaast is operationele ervaring met het omgaan met hoogwaardigheidsbekleders/captains of industry/vermogende particulieren vereist.
  • Tevens is een uitmuntende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk, vereist, net als een goede beheersing (mondeling en schriftelijk) van de Engelse taal.
  • Vanzelfsprekend moeten kandidaten kunnen werken met diverse officepakketten (o.a. Excel) en ervaring hebben met een klantrelatiesysteem (bij voorkeur met Salesforce).
  • Verder is het gewenst dat kandidaten affiniteit hebben met de kunst- & cultuursector, een brede interesse en een goede algemene ontwikkeling hebben.
  • De ideale kandidaat is sociaal vaardig, communicatief, doortastend, zorgvuldig, integer, stressbestendig, samenwerkingsgericht, representatief en initiatiefrijk.
  • En daarnaast beschikt diegene over een goed analytisch vermogen en is in staat prioriteiten te stellen.
  • Tevens wordt een gezonde dosis relativeringsvermogen en humor zeer gewaardeerd.

Geboden wordt

Salaris De functie is ingedeeld in schaal 8 en dit betekent minimaal € 2.820,- en maximaal € 3.736,- bruto per maand op basis van 100%.

Hoe te reageren

Inlichtingen en sollicitatie Voor verdere informatie kunt u contact opnemen met Marja Verhoogt, manager P&O, (020-3051010). Uw sollicitatie (brief en CV) kunt u tot en met 27 maart 2017 sturen naar het Koninklijk Concertgebouworkest, t.a.v. Marja Verhoogt, manager P&O, Jacob Obrechtstraat 51, 1071 KJ Amsterdam of mailen aan p&o@concertgebouworkest.nl. De eerste gespreksronde zal plaatsvinden op 4 april 2017 en de tweede gespreksronde op 7 april 2017.