Memo Vrijkaarten En Loonbelasting
Dit document geeft een paar alternatieven voor de manier waarop je de kwestie rond loonbelasting op vrijkaarten voor je personeel zou kunnen regelen. Het is niet één aanbeveling geworden omdat je afhankelijk van omvang van het podium en de aard van de werknemers (b.v. wel of geen horecapersoneel) verstandig kan zijn te kiezen voor de ene of de andere regeling.
Achtergrond en inleiding
Veel theaters hebben voor hun medewerkers een vrijkaartenregeling. De belastingdienst kan op twee manieren kijken naar deze vrijkaartenregeling: als beroepskosten of als een bijzondere vorm van loon (oftewel loon in natura.)
Beroepskosten
Beroepskosten zijn kosten die een werknemer maakt om zijn loon te kunnen verwerven. Als hoofdregel geldt dat de vergoeding van beroepskosten niet tot het loon behoort, als is voldaan aan twee voorwaarden:
· er kan aangenomen worden dat de vergoeding dient tot bestrijding van kosten die de werknemer voor de verwerving van zijn loon maakt.
· de kosten zijn binnen de grenzen van de redelijkheid noodzakelijk voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.
Voor programmeurs, marketingmedewerkers en kassapersoneel is dit aannemelijk te maken.
Het is verstandig in contracten of in het personeelsreglement op te nemen dat voor het goed uitvoeren van deze functies voorstellingsbezoek nodig is.
Bijzonder loon: ‘product uit eigen bedrijf’
De Belastingdienst noemt producten uit eigen bedrijf een vorm van loon (of tewel ‘loon in natura’).
Daarvoor geldt dat de korting of vergoeding onbelast maximaal 20% van de waarde van dat product in het economische verkeer per product mag zijn.
De korting of vergoeding bedraagt in 2005 maximaal € 475.
Opgemerkt moet worden dat de waarde van het product niet op alle momenten hetzelfde is. De prijs van een last minute kaart is niet hetzelfde als toen de voorstelling in het begin van het seizoen werd aangeboden. Je doet er dus goed aan je personeel alleen vrijkaarten aan te bieden voor niet uitverkochte voorstellingen! Bij een lage last minute prijs moet je wel laten zien dat ook anderen dan je eigen personeel daarvan gebruik kunnen maken, anders verlies je geloofwaardigheid.
Van stoelen die nooit verkocht worden (bijvoorbeeld door te slechte zichtlijnen) is aannemelijk te maken dat deze geen enkele economische waarde hebben. (Net als de klapstoeltjes die je in sommige theaters ziet.) De belastingdienst zal waarschijnlijk ingestemmen met onbelaste verstrekking van deze ‘vrijkaarten’ en dan kan inhouding en afdracht van loonbelasting / sociale premies over deze verstrekkingen achterwege blijven.
Rekenvoorbeeld: stelde economische waarde van een last minute kaart op € 5,- (cijfer komt uit de bioscoopbranche); de werkgever betaalt dan loonbelasting over € 4,- (€ 5,- minus 20% is) per bezoek.
Variant daarop is dat de werkgever medewerkers € 4,- per voorstelling laat betalen. Dan is er geen sprake van vrijkaarten en draagt de werkgever geen loonbelasting af.
Lumpsum
Vaak is het interessant om te kijken of de werkgever tot een lumpsum regeling kan komen met de Inspecteur Loonbelasting. De werkgever stelt daarbij dat medewerkers om en nabij een bepaald aantal voorstellingen per jaar zien. Dit aantal wordt vermenigvuldigd met de last minute prijs. Over dit bedrag minus 20% wordt in een kéér loonbelasting afgedragen. De werkgever houdt dat dus niet meer per werknemer bij wie welk aantal voorstellingen heeft gezien.
Personeelspas
Een andere variant is de personeelspas. Met deze pas kan een medewerker naar alle last minute voorstellingen. Die pas heeft uiteraard een economische waarde. Deze economische waarde kan de werkgever zelf vaststellen maar moet wel realistisch zijn. Over deze economische waarde minus 20% draag de werkgever loonbelasting af. Ook dit scheelt administratieve handelingen. Bij deze variant geldt ook weer dat de werkgever de medewerker de pas ook kan laten betalen en dan hoeft er geen loonbelasting over dit bedrag afgedragen te worden. De waarde van de pas wordt bepaald aan de hand van het geschat aantal voorstellingen dat medewerkers met zo’n pas zullen bezoeken. De belastingdienst heeft voor de filmbedrijf ingestemd met de veronderstelling dat een personeelslid 7 keer per jaar gemiddeld gebruik maakt van zijn/haar pas. Bij een belastbare vergoeding van € 4,- per kaartje (€ 5,- - 20%), zou dat neerkomen op een paswaarde van € 28,- per jaar.
Vrijwilligers
Er wordt voor de loonheffing en de premieheffing werknemersverzekeringen geen dienstbetrekking aangenomen als de vrijwilliger alleen maar een vergoeding krijgt die in 2005 niet meer is dan € 735 per jaar en € 21 per week. Dit wordt namelijk gezien als vergoeding voor de kosten die de vrijwilliger moet maken om zijn werk te verrichten. Deze vergoeding wordt niet als loon beschouwd.
Krijgt de vrijwilliger uitsluitend een vergoeding voor de werkelijk gemaakte kosten, dan is die vergoeding vrij van loonheffing en premies werknemersverzekeringen. Als de vrijwilliger naast een vergoeding voor de werkelijk gemaakte kosten een vergoeding krijgt voor de werkzaamheden, dan tellen al deze vergoedingen mee voor de beoordeling of de grens van € 735 per jaar en € 21 per week wordt overschreden. Een uitgereikte pas wordt dan meegeteld.
Uitzendkrachten
Hier heeft de werkgever de keuze deze uit te sluiten van een eigen regeling (met argument dat het om tijdelijk personeel gaat) of ze – naar rato – mee te laten doen in vergoeding of passysteem.
Vrijkaarten voor derden (sponsors, gasten, relaties) *
Aan vrijkaarten voor sponsors, gasten en relaties zitten géén aspecten van loonbelasting en sociale premies, want dat kan alleen bij werknemers. Voorzover de Belastingdienst meent dat de betrokken personen een privévoordeel zouden hebben bij de gratis theater- of concertkaarten, dan zal het een bijtelling in de inkomstenbelasting van de betreffende persoon moeten doen. Maar die kan zich daartegen verweren en de zakelijkheid van zijn gratis bezoek aannemelijk maken. (Zo niet, dan wordt er terecht IB geheven.)
BTW-consequenties *
Er zouden ook BTW-consequenties kunnen zitten aan het geven van vrijkaarten voor sponsors, gasten en relaties. Twee bepalingen uit het Besluit uitsluiting aftrek omzetbelasting zijn hiervoor van belang:
- Art. 1, letter b: aftrek van voorbelasting is uitgesloten voor "relatiegeschenken en andere giften aan diegenen bij wie, indien aan hen ter zake omzetbelasting in rekening zou zijn gebracht, deze niet voor aftrek in aanmerking zou komen".
- Art. 1, lid 2: onder relatiegeschenken en andere giften wordt verstaan "alle prestaties welke de ondernemer in verband met zakelijke verhoudingen of uit vrijgevigheid ten behoeve van anderen verricht zonder vergoeding of tegen een lagere vergoeding dan de kostprijs".
- Art. 4, lid 1: prestaties van geringe waarde, d.w.z. onder € 227 per persoon per jaar, blijven buiten beschouwing.
Tegenover de vrijkaarten voor sponsors staat een sponsorbijdrage, hetgeen een vergoeding is die hoger zal zijn dan de "kostprijs" van de kaarten. Dit betekent dat er geen beperking zal zijn in de aftrek van de voorbelasting bij het theater of de concertzaal.
Gasten en relaties krijgen hun kaarten natuurlijk wel onder de "kostprijs", want die betalen er niets voor. Maar in de meeste gevallen zal de waarde van de kaarten dan onder de € 227 p.p. per jaar blijven, dus is er ook geen beperking in de aftrek van voorbelasting. Slechts in een enkel geval zal deze grens overschreden worden, maar dat is niet noemenswaardig om actie voor te ondernemen.
Aanmelding
Het is verstandig de regeling die je kiest voor te leggen aan de Inspecteur Loonbelasting in de eigen regio.
JIdR/2006-06-06
(*bron Dick Molenaar, All Arts)
